Vertraulichkeitsvermerke in E-Mails-Signaturen – sind sie wirklich völlig egal?

Fast jede Mail, die im Büro eintrifft, enthält am Ende einen Vertraulichkeitsvermerk. Üblicherweise sagt man, dass der Adressat einer Mail einen solchen Vermerk einfach ignorieren kann. Seien Sie vorsichtig: So einfach ist die Sache nicht!

*** Von Rechtsanwalt Thomas Feil (http://www.recht-freundlich.de) ***

Jeder kennt den üblichen Text

„Diese Mail enthält vertrauliche und rechtlich geschützte Informationen. Wenn Sie nicht der richtige Adressat sind und diese Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender und vernichten Sie diese Mail.“

Mancher kann diese und ähnliche Texte schon nicht mehr sehen und fragt sich: Was soll das eigentlich? Wenn jemand mir eine Mail schickt, soll er sich eben vorher überlegen, ob sie in meine Hände geraten soll. Und wenn er sie mir schickt, ist es doch wohl meine Sache, was ich mit dieser E-Mail tue.

Mails an einen falschen Adressaten

Daran ist jedenfalls so viel richtig, dass es nicht Ihr Problem ist, wenn jemand eine Mail irrtümlich an Sie als falschen Adressaten versendet. Dann hat der Absender wahrscheinlich sogar seine Pflichten verletzt. Das gilt vor allem dann, wenn er personenbezogene Daten anderer Personen (etwa von Kunden) an Sie geschickt hat, obwohl diese Daten Sie gar nichts angehen.

Sie selbst haben damit jedoch nichts zu tun. Wenn Sie den Absender über die Fehlleitung informieren, ist das ein reiner Akt der Höflichkeit, zu dem Sie nicht verpflichtet sind.

Weiterverbreiten – etwa im Freundeskreis – dürfen Sie eine solche Mail allerdings nicht.

Das wäre eine Übermittlung personenbezogener Daten, für die es keine Rechtfertigung gibt.

Mails im Rahmen einer Geschäftsverbindung oder eines Rechtsstreits

Aber wie sieht es aus, wenn Ihr Unternehmen mit dem Absender einer Mail in einer dauernden Geschäftsverbindung steht und Sie durchaus der richtige Adressat sind? Oder wenn Ihr Unternehmen mit dem Absender in einem Rechtsstreit liegt, in dessen Rahmen Mails gewechselt werden?

Viele glauben, dass geschäftliche Mails rechtlich nicht geschützt sind und ohne Weiteres weitergegeben oder veröffentlicht werden dürfen. Das stimmt so aber nicht.

Das musste sich auch ein Unternehmen sagen lassen, das Mails, die im Zusammenhang mit einem Rechtsstreit mit einem anderen Unternehmen gewechselt worden waren, einfach auf die eigene Webseite stellte. Das Ziel war dabei, die Öffentlichkeit über den Rechtsstreit zu informieren.

Das sind die maßgeblichen Kriterien

Jedenfalls im konkreten Fall wollte das Landgericht Saarbrücken von einem Recht zur Veröffentlichung dieser E-Mails nichts wissen. Vielmehr wies das Gericht auf folgende Aspekte hin:

  • Ein Vertraulichkeitsvermerk bringt deutlich zum Ausdruck, dass der Absender eine Weitergabe oder Veröffentlichung einer Mail nicht wünscht.
  • Wenn eine solche Mail an eine bestimmte Person oder ein bestimmtes Unternehmen gerichtet ist und gezielt dorthin gesandt wurde, muss der Absender nicht mit einer Veröffentlichung rechnen.
  • Eine Veröffentlichung ist dann nur in besonderen Situationen zulässig, wenn etwa ein berechtigtes Interesse der Öffentlichkeit besteht, etwas über den Vorgang zu erfahren, oder wenn der Absender in dieser Angelegenheit selbst schon an die Öffentlichkeit getreten ist.
  • Ansonsten muss eine Veröffentlichung einer solchen Mail unterbleiben.

Intern ist eine Weitergabe möglich

Im Ergebnis hat ein Vertraulichkeitsvermerk in solchen Fällen somit die Wirkung, dass zumindest eine Veröffentlichung nicht erlaubt ist. Was natürlich dennoch geht, ist die Weitergabe einer solchen Mail an einen Vorgesetzten, um ihn zu informieren.

Nach außen sieht es anders aus

Sie sehen also: Völlig gleichgültig ist ein Vertraulichkeitsvermerk nicht. Wer aber mit Mails so umgeht, wie dies allgemein üblich ist, muss einen solchen Vermerk nicht fürchten. Kritisch wird es erst, wenn eine solche Mail den Bereich des Unternehmens verlässt. Aber davon werden Sie Normalfall ohnehin die Finger lassen.

Vorsicht ist besser als Nachsicht

Was die Mails angeht, die Sie selbst verschicken, sollten Sie sich allerdings nicht zu sehr auf einen Vertraulichkeitsvermerk verlassen. Schauen Sie vor allem genau hin, ob der richtige Adressat angegeben ist. Zugegeben: Dieser Ratschlag ist banal – aber der Alltag zeigt, wie wichtig er ist.

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