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Heinlein Support

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Heinlein Linux Jobs

Heinlein Support ist der Experte für sichere und freie Kommunikation. Datenschutz, Open Source und Digitale Souveränität gehören für unser Team aus 90 Mitarbeitern zur Unternehmens-DNA. Unser Linux-Wissen und unsere Erfahrung geben wir an der Heinlein Akademie, im persönlichen Consulting, beim individuellen Hosting und mit unserem E-Mail-Provider mailbox.org sowie unserer Videokonferenzlösung OpenTalk weiter. Zu unseren Kunden zählen neben Universitäten, Behörden und Unternehmen aller Größenordnungen, auch Provider und internationale Carrier.

Hast Du Lust, Dein Wissen und Deine Erfahrung bei uns einzubringen? Unser Berliner Team sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d).

Deine Aufgaben

  • Du bist persönliche Assistenz: Als rechte Hand des Geschäftsführers übernimmst Du tatkräftig, vorausschauend und nachhaltig alle organisatorischen und operativen Aufgaben des Tagesgeschäfts und hältst der Geschäftsführung den Rücken frei.
     
  • Du übernimmst Verantwortung: Du bist für die reibungslose Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen sowie das Reisemanagement des Geschäftsführers verantwortlich. 
     
  • Du hast den Durchblick: Du managed den Terminkalender und das E-Mail-Postfach des Geschäftsführers, begleitest und protokollierst Termine und hältst proaktiv Projekte und Deadlines nach. Die Recherche, Analyse und Aufbereitung von Daten und Informationen sowie die Erstellung von Präsentationen und Vorlagen für in- und externe Termine gehören zu Deinem Alltagsgeschäft und bereiten Dir Freude.
     
  • Du bist kommunikative Schnittstelle für Kollegen, Geschäftspartner und Kunden.

Dein Profil

  • Du bist serviceorientiert: Du hast Freude an einer assistierenden Tätigkeit und eine ausgeprägte Dienstleistungsmentalität, verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen und bringst bereits mehrjährige Erfahrung in der Assistenz von Managementpositionen mit. Du überzeugst mit Deinem freundlichen und souveränen Auftreten. Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen sind für Dich selbstverständlich.
     
  • Du bist ein Organisationstalent: Du arbeitest im höchstem Maße strukturiert, eigenverantwortlich, vorausschauend und zuverlässig, kannst Dich flexibel und proaktiv auf abwechslungsreiche Aufgaben einstellen und behältst auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf. 
     
  • Du bist ein Teamplayer: Du bist motiviert, engagiert und kommunikationsstark, arbeitest gern im Team und identifizierst Dich mit dem Unternehmen. 
     
  • Du bist versiert im Umgang mit Büro-Software, kennst Dich mit üblicher Office-Software gut aus und bist motiviert, Dich in neue Software und Tools einzuarbeiten. 
     
  • Du beherrscht Deutsch auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift und hast sehr gute Englischkenntnisse. 

Wir bieten Dir

Arbeit mit Sinn

Unsere DNA und Leidenschaft: Linux, Open Source und Datenschutz. Lass uns zusammen die Kommunikation unserer Kunden freier, sicherer und damit digital souverän machen.

Wissen

Dich erwarten anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben, die immer wieder neue Erkenntnisse bringen. Erfahrungsaustausch und Wissenstransfer über alle Teams und Ebenen hinweg sind bei uns selbstverständlich.

Wachstum

Deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung fördern wir gezielt. Ein offener Austausch im Team ist dabei genauso elementarer Bestandteil wie interne und externe Schulungen, Konferenzen oder Coaches.

Work-Life-Balance

Wir ermöglichen, dass Beruf und Familie für dich vereinbar sind – z. B. durch Flexibilität und teilweise Remote-Arbeit. Ach ja: Überstunden sind nicht selbstverständlich und werden natürlich ausgeglichen.

Familienunternehmen

Wir sind ein familiär geführtes Unternehmen mit über 25 Jahren Geschichte. Für unsere Kultur bedeutet das ein vertrauensvolles Miteinander, Stabilität und Sicherheit. Am gemeinsamen Unternehmenserfolg beteiligen wir dich gern.

Annehmlichkeiten

Kaffee, Tee und Obst sind bei uns immer am Start. Genauso wie regelmäßige gemeinsame Team-Events und -Aktivitäten, die das (Arbeits-)Leben schöner machen.

So kommen wir zusammen

Bewerbung

Wir freuen uns auf deine Bewerbung per E-Mail inkl. möglichem Beginn und deiner Gehaltsvorstellung. Bitte gib uns etwas Zeit, sie zu checken.

Vorgespräch

Wir laden dich zu einem 20minütigen Kennenlern-Gespräch am Telefon ein.

Bewerbungsgespräch

Wir treffen uns zu einem ausführlichen Gespräch - online oder bei uns in Berlin. Meist lernst du hier schon 3 Personen aus unserem Team kennen.

Entscheidung

Wir melden uns in jeden Fall bei dir und geben ein Feedback.

Onboarding

Wir freuen uns auf den ersten gemeinsamen Arbeitstag.