E-Mail-Archivierung elektronischer Handelsbriefe gesetzeskonform und revisonssicher

Geöffnet, gelesen, gelöscht: Täglich landen geschäftliche E-Mails auf nimmer Wiedersehen im Müll. Während herkömmliche Briefe von der Poststelle mit Eingangsstempel und Ablage pedantisch „umsorgt“ werden, macht mit E-Mails jeder, was er will – gesendet und vergessen, empfangen und gelöscht.

Eine systematische E-Mail-Archivierung? Eher Zufall. Doch Vorsicht: Der Gesetzgeber versteht bei „Elektronischen Handelsbriefen“ keinen Spaß mehr. Die Narrenfreiheit für Geschäftspost per E-Mail ist endgültig vorbei.

Seit 1.1.2006 ist es amtlich: Handelsbrief ist Handelsbrief, ganz gleich ob Papier oder E-Mail. §147 Abgabenordnung und die §§ 238, 239 und 257 Handelsgesetzbuch lassen keinen Spielraum. Jetzt gilt: E-Mails müssen bis zu zehn Jahre lang archiviert werden – revisionssicher, elektronisch und auswertbar.

Wer die Augen verschließt, spielt mit dem Finanzamt „Russisch Roulette“.

Heinlein Mail-Archiv

Heinlein Mail-Archiv wurde entwickelt, um die Vorgaben des Gesetzgebers zur revisionssicheren Archivierung von E-Mails zu erfüllen. „Rock-solid“ stabil und bewusst ohne unnötige Features. Die Appliance arbeitet mit beliebigen Mailserver- und Groupwarelösungen zusammen, und Sie behalten alle Freiheiten, Ihre Softwarelandschaft jederzeit umzugestalten. Egal welche Pläne Sie mit Ihren Mailservern haben werden: Heinlein Mail-Archiv nehmen Sie einfach mit.

Für die Revisionssicherheit der E-Mails garantiert die Signatursoftware „ArchiSoft“ des Fraunhofer-Instituts für Sichere Informationstechnologie.

Und für die Mailkompetenz steht Heinlein Support. Damit ist Heinlein Mail-Archiv vor allem eines: gesetzeskonform und revisionssicher – und trotzdem performant, flexibel und skalierbar für das Mailaufkommen des nächsten Jahrzehnts.