Die gesetzliche Pflicht zur E-Mailarchivierung

Die Flut der E-Mails wächst ständig. Die externe wie die interne Unternehmenskommunikation vollzieht sich zunehmend auf elektronischem Weg. E-Mails dienen aber längst nicht mehr nur dem raschen Informationsaustausch. Auch Dokumente und Verträge, die zum Beispiel für Steuervorgänge wichtig sein können, werden immer häufiger per E-Mail verschickt, auch als Dateianhang. Entsprechend steigt die Menge elektronischer, aufbewahrungspflichtiger Informationen rapide an.

Da E-Mails nach den letzten Gesetzesänderungen den klassichen Handelsbriefen gleichgestellt wurden, sind Unternehmen heute nach nationalen und internationalen Vorschriften verpflichtet, nahezu den gesamten Mailverkehr für bis zu 10 Jahre nicht nur revisionssicher und unveränderbar zu archivieren, sondern auch maschinell auswertbar vorrätig zu halten. Mit dem einfachen Ausdruck auf Papier ist es damit ebensowenig getan, wie mit dem einfachen Abspeichern der E-Mails in einer Datenbank.

Referent:

Mathias Lücht

Mathias Lücht ist studierter Diplom-Kaufmann mit den Studienschwerpunkten Wirtschaftsinformatik und Steuern. Heute ist er als Vertriebsbeauftragter bei der NOWIS (Nordwest-Informationssysteme) GmbH tätig. Zu seinen Aufgabenschwerpunkten gehören die Beratung und der Vertrieb betriebswirtschaftlicher Anwendungen aus den Bereichen Archivierung, Dokumenten-Management, BPM (Workflow) und ERP-Systeme. Durch eine vorhergehende Tätigkeit bei einem Internetprovider konnte Herr Lücht umfangreiche Erfahrung im Vertrieb von linuxbasierenden Mail- und Groupwaresystemen sammeln.